Dass sich Menschen oft ungern mit Themen rund um Krankheit, Unfall oder Tod auseinandersetzen, ist mir noch aus der Zeit als Versicherungsvermittlerin bekannt. Nicht selten schiebt man die präventiv zu regelnden Dinge, Patientenverfügung oder Vorsorgevollmacht auf.
Und plötzlich kommt der Tag X!
Weshalb sollte das bei uns Selbstständigen und Freiberufler:innen im Hinblick auf die individuelle Notfallplanung im Business anders sein? Fühlt sich es sich für Dich gerade vielleicht schon so an, als ob hier mit dem Sargdeckel geklappert wird? Angstgefühle können lähmen und eine ausgeprägte Aufschieberitis sehr begünstigen!
Deshalb lade ich Dich heute zu einem Perspektivwechsel ein. Vom Sargdeckel zum Sabbatical.
Kommst Du mit auf eine Reise, die länger dauern kann?
Mich hat es mehrere Monate nach Australien gezogen und es gab vieles im Business, was ich vorher organisieren musste. Mit einer frühzeitigen Kalenderplanung fing alles an, aber das ist ein anderes Thema. Dann folgte die erste Version meines Büro-Handbuchs mit vielen dokumentierten Abläufen, Kontaktlisten und Vollmachten.
Inzwischen gehört es zum Ritual meiner Reisevorbereitungen, das Handbuch auf aktuellen Stand zu bringen und erprobte Checklisten zu nutzen. Eventuell habe ich Dir gegenüber einen kleinen Heimvorteil, denn als Prozessberaterin liebe ich es, mit Teams und Einzelpersonen ihre Abläufe zu hinterfragen und sichtbar zu machen. Wobei auch ich lange Zeit nicht gut vor der eigenen Tür gekehrt habe…
Zwei Fragen helfen mir zur Fokussierung:
- „Was muss ich bis zur Abreise regeln, damit ich nach der Rückkehr direkt wieder einsteigen und an meine bisherige Tätigkeit nahtlos anknüpfen kann?“
- „Was braucht meine Vertretung, wenn ich mich entscheide, noch länger auf Reisen zu bleiben?“
Dann kreuzte die Pandemie den Weg
Jetzt weiche ich doch nochmal von der Reiseplanung ab, denn Leben geschieht, während wir es planen. Die Pandemie ist vielen von uns buchstäblich auf die Pelle gerückt – sei es als gesundheitlich Betroffene:r oder in Form von Verdienstausfällen und Umstrukturierungen seitens Kund:innen.
Ich liebe das Element Wasser und bezeichne mich gerne in meiner Freiberuflichkeit als Wellenreiterin. Über die Jahre habe ich gelernt, mit den Wellen der Geschäftstätigkeit gut umzugehen und mein Business auf solide Beine zu stellen. Die Pandemiewellen waren einfach zu unkalkulierbar in ihrer Höhe und Stärke. So hat mich hat auch eine Welle krankheitsbedingt länger aus dem Business gespült. Zum Glück kam mein Notfallplan im Business nicht zum Einsatz, da ich immer noch entscheidungsfähig war.
Mit drei Tätigkeiten konnte ich mich gut erden
In Krisensituationen nicht darauf zu warten, dass etwas geschieht, sondern aktiv offene Baustellen anzugehen, kann ich nur wärmstens empfehlen. Ich habe dazu mein inneres Team mit drei Aufträgen bedacht und ins Tun gebracht:
- Nutze die Zeit und räume endlich mal Dein Büro richtig auf, miste aus, digitalisiere die Papierstapel. Es gab Fundstücke, die schon fast ins Deutsche Museum gehören!
- Gehe mit Auftraggebenden frühzeitig in die offene, direkte Kommunikation.
Das hat mir den Druck genommen und Klarheit bei allen Beteiligten geschaffen. Natürlich ist es auch zu Absagen und Einkommenseinbußen gekommen. Die Selbstmotivation wurde herausgefordert und dabei hat ein Leitsatz aus meiner Vertriebstätigkeit den Optimismus gestärkt:
„Wenn die eine Tür zugeht, wird sich woanders eine neue öffnen.“ - Gestalte Dein Organisationshandbuch neu, so dass Vertretungsbevollmächtigte in allen Bereichen des Business handlungsfähig sind oder kurzfristig werden können. Ich war erstaunt, was ich alles nicht dokumentiert hatte. Im Gespräch mit der Person meines Vertrauens konnte ich weitere Abläufe standardisieren und verschlanken. So zum Beispiel auch meine Buchhaltung und das spart mir seitdem jede Woche wunderbar Zeit.
Als One-Women-Business brauche ich sowas nicht
Vor einiger Zeit habe ich eine Blitzumfrage unter Kolleg:innen gestartet und 50 % schieben einen Notfall-Plan immer noch vor sich her. Weil „bisher nicht die Zeit dazu da war“, „mir das alles zu kompliziert ist“, „ich als Solo-Selbstständige das in meinem Business nicht brauche“.
Weitere 20 % haben bereits für private Belange etwas dokumentiert. Zum Beispiel die Patientenverfügung und Vorsorgevollmacht, auch ein Testament ist darunter. Im Business tun sie sich eher schwer damit. Eine Bankvollmacht über ihr Geschäftskonto wurde bisher nur von wenigen erteilt.
Die verbleibenden 30 % haben ihr Business mit all den genannten Themen gut im Blick und ihre Dokumentationen sind auch für Dritte verständlich aufgebaut. Herzlichen Glückwunsch!
Sieben Gründe, die Dein Handbuch richtig wertvoll machen
- Durch die Dokumentation überdenkst Du eigene Routinen und Abläufe.
Versteckte Fabriken, in denen Du Deine Zeit, Energie oder auch finanzielle Ressourcen verschwendest, werden sichtbar und können minimiert werden. - Wenn Du Dich vergrößern willst, können dokumentierte Abläufe und Checklisten die Einführung neuer Mitarbeiter:innen vereinfachen.
- Wenn Du Tätigkeiten auslagern möchtest, kannst Du Deiner (virtuellen) Assistenz diese Prozesse klarer darstellen.
- Du bist Dir der gesetzlichen Vorgaben bewusst (z.B. Aufbewahrungsfristen)
- Deine Kommunikation mit Kund:innen wird von Deiner Vertretung nach Deinem Qualitätsverständnis weitergeführt.
- Kooperationspartner:innen wissen, was sie von Dir prozessual erwarten können und Du hast Argumente für Deine Anforderungen an die Zusammenarbeit.
- Wenn Du Dich mit dem Gedanken trägst, Dein Business zu übergeben, dann dokumentiere Dein Kopfmonopol und mache es nicht nur für Dich wertvoll.
Egal, ob Du es Geschäfts-, Notfall- oder Organisationshandbuch nennst. Hauptsache, Dein individuelles Geschäftskonzept wird nachvollziehbar dokumentiert. Dieses zeitliche Investment zahlt sich auf lange Sicht für Dich aus. Und auf Reisen wird der Rucksack dann auch leichter. Garantiert!
Bon voyage, wir sehen uns auf dem Weg!
Herzliche Grüße
Silke
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Silke Görgens Unternehmensberatung
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